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新規Webサイト作成で注意すべき3つのこと

2021年8月11日

新規Webサイト作成で注意すべき3つのこと

はじめまして!このWebサイト制作のディレクションを担当したPGT事業営業室のマーケ担当者です。

4月にPGT事業営業室という新しい部署に異動し、初めて私に課せられたミッションが「PGT事業のWebサイトを3ヶ月で公開させること」でした…
3ヶ月で!?Webサイトを!?私が…?という不安も当初はありましたが、プロジェクトメンバーの協力もあり、無事このサイトを公開することができました!

トップページのイメージ画像

Webサイト・ホームページの制作は、

  • ・要件定義
  • ・サイト設計
  • ・デザイン
  • ・実装
  • ・確認・公開

という大きく5フェーズに分けることができます。

Webサイト制作の5フェーズ

しかし、公開まで全てが順調に進んだわけではなく、都度壁にぶつかり、乗り越えたり回避したりしてきました。今回は、私たちがこの3ヶ月で直面した大きな壁とその時の解決方法を踏まえ、新規Webサイト・ホームページを作成する際に注意すべき3点をご紹介します。

要件定義・サイト設計:考えうる最悪の自体を想定した上で最長スケジュールを算出する

まずご紹介したいのが、要件整理・サイト設計フェーズで発生した問題ついてです。

Webサイト制作の5フェーズのうち問題が発生した要件定義・サイト設計フェーズ

今回プロジェクトオーナーより「確認回数を減らすため、ある程度内容が固まってから初回ミーティングを設定してほしい」と要望があったため、要件定義・サイト設計フェーズを合わせて対応し、下記を準備した上で初回ミーティングを設定しました。

  • ・サイトマップ
  • ・コンテンツ概要
  • ・導線設計
  • ・トップページのワイヤーフレーム

トップページのワイヤーフレームイメージ

サイト構成初回提案イメージ

その時点では「だいたいは相違ないんだけど、」という枕詞とともに、コンテンツではなくプロジェクトの背景と原稿についてご指摘をいただきました。
コンテンツとしてはOKとのことだったので、プロジェクト理解を深めつつ、原稿調整を進められれば、早速次のデザインフェーズに入れるぞ!と思っていました。

しかし、プロジェクトオーナーの多忙さやデザインフェーズ着手後の構成変更があり、最終承認まで想定より時間がかかってしまいました。
結果として、デザインスタートまではスケジュール通りだったものの、デザイン確定と実装開始がスケジュールより遅くなってしまいました。

○オーナー・メンバーの忙しさについて確認をしておく

プロジェクトオーナーが多忙で、テキストベースでの返信はほとんど返ってこず、ミーティングも直前まで参加できるか分からないという状態でした。承認が降りるまで時間がかかることは想定しておりましたが、とはいえ社内の方ですし、公開期限の指定もプロジェクトオーナーからの依頼だったため想像の範疇で収まるだろうと思っていましたが、想像以上にプロジェクトオーナーが忙しく、連携がスムーズにできませんでした。

そこで、確認が必要な際は事前にテキストで共有をした後、15~30分で短めの確認用ミーティングを都度設定させていただき、プロジェクトオーナーが確認しやすい環境を作りました。メンバー全員がリモートで業務をしているため、会議室を押さえ、都度集まる必要がないため、細かいミーティングがしやすいことはテレワークのメリットだと思います。

今後の確認やミーティング回数を初回ミーティングで共有した上でオーナー・メンバーの忙しさについて確認をしていれば、後半に慌ててミーティングを追加せずともスケジュール通に進行できたのではと反省しています。

○想像しているバッファ時間×0.3で余裕をもっておく

ワイヤーフレームでOKを頂き、トップページのデザインを始めたのですが、デザイン確認の際に構成に対してご指摘を頂いた箇所がありました。
多少のデザイン調整が必要になることは想定してスケジュールを組んでいましたが、サイト設計以降での大幅な構成変更は想定しておらず、トップページのデザイン確定のスケジュールが押してしまいました。
要件整理やワイヤーフレームで方針が固まっていても、実際のデザインを見ると、ワイヤーフレームの確認の際とイメージの具体性が異なるため、こうしたいという要望がより明確になるのだと感じました。

トンマナを合わせるためトップページのデザイン確定後に他ページのデザインに入る予定でしたが、構成変更は入ったもののトンマナや共通レイアウトには影響しないと判断し、並行して作業可能なページからデザイン着手することで、スケジュールの巻き返しを図りました。

要件を事前に固めておくことはもちろん必要ですが、修正については想像しているバッファ時間×0.3くらい余裕がある方がスケジュール調整がしやすいのではないかと思います。

社内プロジェクトで所属部署が異なるプロジェクトオーナーやアサインメンバーがいる場合、他業務との兼ね合いが必要となるため、事前に状況確認をした上でスケジュール作成をする方が、想定外の遅延が減り、スケジュール通りに進行できるかと思います。
締め切りが決まっている場合は調整が難しいかもしれないですが、自分で締め切りを決められる場合は考えうる最悪の自体を想定した上で最長スケジュールを算出するとある程度どんな事態にも対応可能だと思います!

開発環境:使用可能ツールだけでなく開発環境も事前に確認しておく

次にご紹介したいのが、デザイン・実装フェーズで発覚した問題についてです。

Webサイト制作の5フェーズのうち問題が発生したデザイン・実装フェーズ

要件・サイト設計の方針が固まり、いざ制作フェーズに入ろうとした時に問題になったのが、アサインメンバーの開発環境でした。
常時リモート作業かつ常駐支援がメインとなる弊社の事業形態が大きく関係する問題ではありますが、メンバーの手元にあるPCでは自社作業や本番公開するデータを扱えないことが作業直前に発覚しました。
そして、データを扱えないだけではなく、サーバーへの接続もセキュリティ的に不可、共有フォルダへのアクセスもできず資料・データ共有をどうするかなど他の問題も…

また、デザイン・コーディング時に使用するツールについては事前に使用可能か確認をできていたのですが、下記2点についてはメンバーによって対応経験が異なり、管理できるほど経験がある及び知見がある方がいないことが判明しました。

  • ・gitなどファイル管理ツールを使用するか
  • ・サーバーアップは誰がどのように対応するか

使用ツールの確認

メンバーのPC環境については、オフィスに出社していただき、オフィスに設置されているPCにて作業をしていただくことで解決しました。作業環境が万全に整っていることは出社のメリットだと思います。

サーバーやデータ管理については、私が元コーダーでgit周りの知見があり、サーバーアップなども経験があったため、今回は私からメンバーに情報共有と手順指示を行い、環境整理を進めていました。
しかし、作業開始後のデータ整理となってしまったため、ディレクターである私たちにとっても制作者であるメンバーにとっても二度手間になってしまったと実感しています。

デザイン、コーディングそれぞれの作業だけに焦点を当てて環境を整えるのではなく、指示→制作→公開など前後の作業も考慮した上で、作業に付随する全ての環境を整えることが必要だと思います。
使用可能ツールだけではなく開発環境も事前に確認しておくことも大切で、それ次第では制作メンバーの調整が必要になるかと思います…!

制作:アサインメンバー調整の希望スキルは正確にすり合わせをする

最後にご紹介するのも、デザイン・実装フェーズで発覚した問題になります。

スキルセットのすり合わせ

今回は社内でデザイン・コーディングを依頼し、依頼するメンバーを探す際、下記内容を提示しました。

  • ・制作スケジュール
  • ・制作物の全体像、コンテンツ概要、総数
    →ランディングページではなくWebサイト制作であること、動的ページ静的ページの切り分け等
  • ・その他補足事項

その上でデザイナー2名、コーダー2名を他部署からアサインしていただき、各職種のメンバーとそれぞれキックオフミーティングをし、作業を始めていただきました。

しかし、私たちが想定していたものと少し認識の違う制作物がそれぞれ上がってきてしまい、修正依頼が増えたことでスケジュールが大幅に押してしまい、6月末公開が危ぶまれる事態に陥りました。

○希望スキルは作業依頼まで詳細に伝える

スケジュールに遅れが発生し始めた時点で、各メンバーに状況やスキルについて改めてヒアリングをしたところ、希望スキルとメンバーのスキルセットが違っていることが判明しました。

そこで、公開フェーズを2回に分けて現メンバーで公開可能な作業量に調整をしました。合わせて、他部署の方へ現状を伝えた上で増員依頼をし、デザイナーを1名、コーダーを2名追加いただきました。
また、依頼の仕方と報告方法も変更しました。各担当分をまとめ依頼、随時報告としていましたが、1タスクずつ依頼をし、朝会夕会の中でメンバーに定期的に進捗報告をしていただくことで、私たちディレクターも細かく調整に入り進捗管理と、クオリティの向上を図りました。

今回希望スキルとアサインしてもらった方のスキルに差異があった要因に、大前提として伝え手と聞き手の基準が違うことがあると思いました。
「Webデザインができる人が欲しい」とあった場合、ここでいうWebデザインはランディングページの制作を依頼したいのか、Webサイトのリニューアルデザインを依頼したいのかによって必要スキルが異なってくると思います。
そのため、希望スキルを伝える際は、誰にでも伝わるよう作業依頼まで詳細に伝える必要があると感じました。

○メンバーも含めミーティングでの最終的なすり合わせをする

メンバー調整の依頼をした際、相手に伝わっているだろうという前提で話が進み、メンバーが確定までテキストでのやり取りで行いました。
しかし、私たちが希望したスキルと管理者が把握しているメンバーのスキルとメンバーの実スキルで少しずつ認識のずれが生じたままプロジェクトが始まったため、スケジュールに遅れがでたのだと思います。

「話が進んでいる=意図通りに伝わっている」わけではないということを痛感し、今回の認識のずれを解消するためには、依頼者・管理者・メンバーの全員で最終的なすり合わせをする必要があったのだと思います。テキストベースでも問題はないのですが、ミーティングを実施し直接すり合わせをすることで、三者間での認識のずれを防ぐことができ、希望スキルとの乖離が少なくなるかと思います。

スケジュールの遅延が続いた時はもう無理かも…と思っていましたが、各メンバーの協力もあり、無事第1フェーズ、第2フェーズともに公開することができました!!しかし、プロジェクト開始前にアサインメンバー調整の希望スキルは正確にすり合わせをしておけば、よりスムーズに公開まで進められたのではないかと反省しています

まとめ

新規Webサイト作成で注意すべき3つのこと

  1. 要件定義・サイト設計:考えうる最悪の自体を想定した上で最長スケジュールを算出する
  2. 開発環境:使用可能ツールだけでなく開発環境も事前に確認しておく
  3. 制作:アサインメンバー調整の希望スキルは正確にすり合わせをする

いかがでしたでしょうか?
基本だよねと思われる方も多いかと思いますが、私も最初はそう思っていました。
社内プロジェクトだから融通がきくし、バッファをとってスケジュールも考慮したつもりだったので「いけるぞ!」と思っていたのですが、いざプロジェクトが始まると想定通りに動いたものは何一つありませんでした。
この3点だけは念入りに事前確認しておけばもっとスムーズに動けたのではないかと思います…!

しかし、Webサイトは作って終わりではありません。ここから運用フェーズに突入するのですが、ここでもまた色々課題を感じています…
運用フェーズに入る上で困ったこともまた別の機会にまとめられたらと思います。

最後までお読みいただきありがとうございました!
(そして、このWebサイトにお越しいただき誠にありがとうございます!)

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